شرح شغل یا Job Description (JD) گزارشی مکتوب از نتایج تجزیه و تحلیل شغل است که در قالب یک فهرست یا یک فرم، وظایف، مسئولیت‌ها، روابط گزارش‌دهی، شرایط کاری، معیارهای عملکردی، و مسئولیت‌های سرپرستی را ارائه می‌نماید. در واقع شرح شغل نتیجه و محصول تجزیه و تحلیل شغل است.

شرایط احراز شغل یا Job Specification بیانگر ویژگی‌های شاغل و شرایط لازم برای ارائه عملکرد رضایت‌بخش در خصوص کارها Task و وظایف Duty تشکیل‌دهنده یک شغل یا کارکرد خاص است. شرایط احراز شغل از تجزیه و تحلیل شغل به دست می‌آید. به عبارت دیگر شرایط احراز شغل بیانگر حداقل شرایطی است که فرد باید داشته باشد تا بتواند شغلی که به وی محول شده را به صورت موفقیت‌آمیزی به انجام رساند. همان‌گونه که گفته شد در شرح شغل فعالیت‌هایی که باید به انجام برسند بیان می‌شوند؛ شرایط احراز شغل فهرستی است از دانش، مهارت‌ها و توانایی‌هایی که فرد لازم است واجد آن‌ها باشد تا بتواند یک شغل را به طور موفقیت‌آمیزی به انجام رساند. دانش، مهارت‌ها و توانایی‌ها (KSAs) شامل تحصیلات‌‌، تجربه، مهارت‌های کاری لازم‌، توانمندی‌های شخصی و الزامات ذهنی و فیزیکی است. به طور مثال شرایط احراز شغل اپراتور ورود اطلاعات شامل مواردی مانند سطح تحصیلات مورد نیاز، تجربه لازم (تعداد ماه‌ها به طور مشخص)، توانایی تایپ ۶۰ کلمه در دقیقه، درجه بالای تمرکز دیداری و توانایی کار تحت فشار زمانی می‌تواند باشد. توجه به این نکته مهم است که شرایط احراز شغل دقیق دانش، مهارت‌ها و توانایی‌هایی (KSAs) که یک فرد برای انجام شغل لازم است داشته باشد را بیان می‌کند و نه الزاما شرایط و صلاحیت‌هایی که فرد شاغل در آن شغل دارد.

به طور معمول موارد زیر در شرایط احراز شغل می‌آید:

 

۱. تجربه Experience: تعداد سال‌های تجربه‌ی کار در شغل مورد بررسی است. در این خصوص لازم است توجه شود که آیا این شغل به تدریج به تجربه‌ی کاری پیچیده‌تر و مسئولیت‌پذیری بیشتر و تجربه‌ی سرپرستی یا مدیریتی بیشتری نیاز پیدا می‌کند.

. تحصیلات Education: مدرک تحصیلی، آموزش‌ها یا گواهینامه‌های مورد نیاز برای شغل است.

۳. دانش، مهارت‌ها، توانایی‌ها و دیگر ویژگی‌های لازم (KSAOs): دانش و مهارت‌ها و مشخصات شخصی فردی است که شغل را با موفقیت به انجام می‌رساند. برای مشخص کردن این موارد باید از اطلاعات تجزیه و تحلیل شغل استفاده نمود تا ویژگی‌های مد نظر برای کاندیدای ایده‌آل شغل معلوم گردد. همچنین می‌توان از جلسات برنامه‌ریزی استخدام در تعیین این موارد کمک گرفت.

برگرفته از کتاب راهنمای مدرک حرفه‌ای بین‌المللی منابع انسانی

جلد اول، استعدادیابی، تجزیه و تحلیل شغل

Professional in Human Resources International (PHRI)

PHRI Functional Area 01: Talent Acquisition

‏تهیه‌کننده: الهام هدایتی، کارشناس ارشد MBA

اشتراک گذاری: