مولفه‌های تجزیه و تحلیل شغل

مولفه‌های تجزیه و تحلیل شغل به طور مرسوم چهار مؤلفه دارد:

1. شرح فعالیت‌های کاری یا Work Activity (WA) یا کارهایی (Tasks) که انجام شغل مستلزم آنهاست.
2. دانش، مهارت‌ها و توانایی‌ها (KSA) یا شایستگی‌های (Competency) لازم برای انجام شغل
3. داده‌هایی در مورد بازه‌ی عملکردی شغل
4. ویژگی‌های محل انجام کار

داده‌هایی که در این چهار مؤلفه (مولفه‌های تجزیه و تحلیل شغل)ارائه می‌شوند مبنای تهیه مشخصات شغل را فراهم می‌کنند، به طوری که تصویر مشروح یکپارچه‌ای از شغل و آنچه برای پر کردن موفقیت‌آمیز آن شغل لازم است باشد.

۱. فعالیت‌های کاری یا Work Activity (WA): فرایند تجزیه و تحلیل شغل به طور معمول با شرح کارکردهای اصلی شغل آغاز می‌شود، فعالیت‌هایی که متصدی شغل به طور منظم در آن درگیر می‌شود؛ چرایی وجود شغل. برای شرح فعالیت‌های کاری یک مشکل طبیعی مشخص کردن میزان ورود به جزئیات است. تجزیه و تحلیل شغلی کارکردی یا Functional Job Analysis (FJA) رویکردی مفید در این خصوص است. در این رویکرد، عملی (Action) که انجام می‌شود مشخص می‌گردد و با استفاده از یک فعل Verb فعالیت کاری به گونه‌ای شرح داده می‌شود که موارد زیر در آن مشخص شود: (1) عمل انجام شده در شرایط قابل مشاهده؛ (2) نتایج یا پیامدهای عمل؛ (3) ابزارها یا دیگر تجهیزات مورد استفاده؛ (4) میزان اختیارات مجاز انجام‌دهنده عمل. در فرایند شناسایی فعالیت‌های کاری توجه به دو جنبه مهم است: یکی اهمیت عمل در میزان موفقیت عملکرد شغلی و دیگری تواتر یا میزان تکرار عمل. به طور واضحی اهمیت و تواتر عمل بخش عمده‌ای از فعالیت‌های کاری را نمایش می‌دهند. به عبارتی در فعالیت‌های کاری هم اهمیت و هم تواتر عمل باید مشخص شود.

۲. دانش، مهارت‌ها و توانایی‌ها Knowledge, Skills, and Ability (KSA): سوال دومی که هر تجزیه و تحلیل شغلی باید به آن پاسخ دهد دانش، مهارت‌ها و توانایی‌ها یا شایستگی‌های مورد نیاز برای انجام هر فعالیت کاری است.

منظور از دانش (Knowledge) پیکره‌ای سازماندهی‌شده از اطلاعات است که با به کارگیری آن عملکرد شغلی موفقیت‌آمیز امکان‌پذیر می‌شود. معمولا خود دانش در عمل به نمایش درنمی‌آید بلکه از تحصیلات، آموزش‌ها یا آزمون مشخص می‌گردد. به عبارتی دانش بیشتر از عمل استنباط می‌شود تا این که مشاهده شود.

مهارت (Skill) دومین مولفه مهم در عملکرد موفقیت‌آمیز شغلی به شمار می‌رود که به عنوان زبردستی در به کارگیری دستی، کلامی یا فکری چیزها، افراد یا ایده‌ها شناخته می‌شود. مهارت همیشه به طور مستقیم قابل مشاهده است و معمولا سطح مشخصی از مهارت به عنوان استاندارد عملکرد موفقیت‌آمیز معین می‌شود. بر این اساس در بیان فعالیت‌های شغلی، مهارت‌های مورد نیاز و سطح لازم از هر مهارت مشخص می‌گردد.

توانایی (Ability) به عنوان ظرفیت فعلی برای انجام هر فعالیت شغلی با به کارگیری همزمان دانش پایه‌ای و مهارت‌های ضروری شناخته می‌شود. توانایی نیز مثل دانش به طور مستقیم قابل مشاهده نیست بلکه از نتایج عمل انجام شده قابل استنباط است، مثل حل مسئله، هوش و مانند آن.

برای مشاغل سطح پایین تعریف KSAهای لازم صرفا بر حسب دانش و مهارت نسبتا آسان است. به عبارتی توانایی‌ها معمولا برای مشاغل مدیریتی و فنی سطح بالا که در آنها فعالیت‌های کاری بیشتر مفهومی و انتزاعی هستند به کار برده می‌شود. به طور کلی هر چه فعالیت‌های کاری (WA) بیشتر مفهومی، انتزاعی و پیچیده‌تر می‌شوند الزامات شغلی آن کمتر قابل مشاهده است و کمتر در قالب راهنماهای کاری یکسان قابل بیان است.

در رویکرد دیگری الزامات به دو دسته الزامات فنی Technical Requirements و الزامات شخصی/بین فردی Personal/Interpersonal Requirements تقسیم می‌شود. در PHRI بیشتر تأکید بر آن است که مشخصات مرتبط با شغل می‌تواند و باید در تجزیه و تحلیل الزامات شغلی ذکر شود و موارد پایه‌ای‌تر مثل ویژگی‌های شخصیتی به طور جداگانه آورده شوند. برای مشخص کردن الزامات شخصی/بین فردی روش‌های مختلفی از جمله آزمون Big Five وجود دارد.

۳. سطوح عملکرد شغلی Levels of Job Performance: پس از ایجاد وضوح در مورد فعالیت‌های کاری و شایستگی‌های لازم برای شغل، تجزیه و تحلیل شغل باید بازه‌ی ضروری برای تحقق عملکرد شغلی کافی را مشخص نماید. اغلب در تجزیه و تحلیل شغل روی آن چه که منجر به عملکرد شغلی بالا می‌شود تمرکز می‌شود تا شایستگی‌هایی که کارکنان شاخص یا اصطلاحاً ستاره‌ها را از سایر کارکنان متمایز می‌کند مشخص گردد. این رویکرد در زمانی که از نتایج تجزیه و تحلیل شغل برای ارتقای کارکنان یا شناسایی نیازهای آموزشی ایشان استفاده می‌شود مناسب است اما برای انتخاب و استخدام کارکنان نامناسب می‌باشد. در زمان ارزیابی متقاضیان استخدام در سازمان، سطح متوسط عملکرد شغلی مد نظر قرار می‌گیرد. از نقطه نظر دیگری در انتخاب سرپرست و مدیران از میان کارکنان اغلب به واجدین عملکردهای بالا توجه می‌شود بدون آن که این نکته که کارهای سرپرستی و مدیریتی مهارت‌های دیگری نیاز دارد در نظر گرفته شود. از این رو نتیجه انتخاب سرپرستان و مدیران مبتنی بر عملکرد بالای کارکنان رضایت‌بخش نخواهد بود. بر این اساس واضح است که سطوح عملکرد شغلی باید متناسب با کارکرد مورد نظر از استفاده از تجزیه و تحلیل شغل تنظیم شوند.

۴. ویژگی‌های محل کار Workplace Characteristics: محیط‌های کاری از نظر هنجارها، جوّ و فرهنگ به طور گسترده‌ای متفاوت هستند، میزان راحتی‌ کارکنان و ریسک‌های ذاتی ناشی از کار کردن در هر محیط کاری متفاوت است. تجزیه و تحلیل شغلِ کامل ویژگی‌های مهم محل کار را نیز مشخص می‌کند. در بسیاری از رویکردها توجه کمی به توصیف ویژگی‌های محل کار می‌شود مگر این که محیط کاری به طور قابل ملاحظه‌ای با محیط‌های کاری معمول آن شغل یعنی یک کارخانه، اداره یا انبار مرسوم متفاوت باشد. اما در PHRI توصیه می‌شود که در تجزیه و تحلیل شغل درک عمیقی از ویژگی‌های محل کار باید به دست آید و بخشی جدایی‌ناپذیر از یک تجزیه و تحلیل شغل کامل باشد.

برگرفته از کتاب راهنمای مدرک حرفه‌ای بین‌المللی منابع انسانی

جلد اول، استعدادیابی، تجزیه و تحلیل شغل

‏‏#Professional_in_Human_Resources_International_PHRI

#PHRI_Functional_Area_01_Talent_Acquisition

#Job_Analysis

تهیه‌کننده: الهام هدایتی، کارشناس ارشد MBA